Warehouses De Pauw | Privacyverklaring

WDP verbindt zich ertoe om uw privacy, en de privacy van eenieder (werknemers en contractanten) die bij u in dienst is, te beschermen en te respecteren. Elke verwijzing in onderhavige privacyverklaring naar u — als zijnde de aandeelhouder van WDP — of uw persoonsgegevens, dient dan ook gelezen te worden als eenieder die tewerkgesteld wordt door u.

Deze privacyverklaring beschrijft de basis waarop alle persoonlijke gegevens die wij van u verzamelen of die u aan ons verstrekt, door ons zullen worden verwerkt. Meer informatie over onze standpunten en praktijken met betrekking tot uw Persoonsgegevens en hoe we ze zullen gebruiken, vindt u in het Intern Beleid inzake Gegevensbescherming.

In deze privacyverklaring verwijzen de begrippen WDP, wij, we of ons naar Warehouses De Pauw NV met ondernemingsnummer 0417.199.869, die gevestigd is te 1861 Wolvertem, Blakebergen 15.

1. GEGEVENS DIE WE OVER U VERGAREN

We mogen de volgende gegevens over u vergaren en verwerken: naam, telefoonnummer, adres, e‑mailadres, nationaliteit, bankrekeningnummer, enz.

De gegevens die we over u vergaren, worden door ons opgeslagen, gebruikt en beschermd in overeenstemming met:

de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens; en
de Verordening 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (Algemene verordening gegevensbescherming) (AVG), en alle overeenkomstige of gelijkwaardige nationale wet- of regelgeving in België;

in elk geval zoals van kracht en van toepassing en zoals van tijd tot tijd gewijzigd, aangevuld of vervangen (hierna collectief “Wetgeving inzake Gegevensbescherming” genaamd).

2. GEBRUIK DAT GEMAAKT WORDT VAN UW INFORMATIE

We mogen uw informatie voor de volgende doeleinden gebruiken: de voorbereiding en het beheer van aanwezigheden en stemprocedures voor aandeelhoudersvergaderingen, analyse van de database van aandeelhouders en aandelenparticipaties van WDP, het beheer van het register van aandeelhouders op naam en ter verzending van kennisgevingen, het vervullen van onze contractuele verplichtingen jegens onze aandeelhouders, betaling van dividenden en enige andere vorm van uitkeringen aan aandeelhouders, livestreaming van het beeld/de stem van bepaalde aandeelhouders die fysiek aanwezig zijn tijdens een aandeelhoudersvergadering, IT-ondersteuning, fraudepreventie, geschillenbeheer, enz.

3. RECHTSGROND

Uw gegevens worden vergaard en verwerkt op basis van de volgende rechtsgronden:

als dit nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst die wij met u hebben (we moeten bijvoorbeeld uw contactgegevens opslaan ter uitvoering van de overeenkomst die wij met u hebben als zijnde aandeelhouder);
als dit nodig is om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons van toepassing is (bijv. wij moeten bepaalde persoonsgegevens opslaan om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen ter voorbereiding van onze aandeelhoudersvergaderingen);
als dit noodzakelijk is voor het behartigen van onze legitieme belangen, voor zover uw fundamentele rechten en vrijheden niet zwaarder doorwegen dan die belangen (bijv. analyse van onze aandeelhoudersdatabase);
wanneer u hiermee hebt ingestemd, bijvoorbeeld wanneer u hebt ingestemd met een vrijwillige deelname aan een enquête onder de aandeelhouders van WDP;
wanneer de verwerking noodzakelijk is om uw vitale belangen of deze van een andere (natuurlijke) persoon te vrijwaren.

4. MEDEDELING VAN UW GEGEVENS

Met het oog op de hierboven uiteengezette doeleinden mogen we uw gegevens delen met:

onze vestigingen / andere entiteiten binnen de WDP Groep;
overheidsdiensten (inclusief diensten van justitie en politie);
banken en verzekeraars;
onze professionele adviseurs bv. advocatenkantoren;
onze leveranciers van aan IT gerelateerde diensten, bv. SAP;
onze leveranciers van aan marketing gerelateerde diensten;
onze zakelijke partners bv. event organisaties;
indien we ertoe verplicht zijn om uw gegevens bekend te maken of te delen teneinde een wettelijke verplichting na te komen of teneinde de rechten, eigendom of veiligheid van WDP Groep, onze klanten of anderen te beschermen. Dit omvat ook de uitwisseling van gegevens met overheidsdiensten (inclusief diensten van justitie en politie), bijvoorbeeld bij een incident met cyberveiligheid.

5. DOORGIFTE VAN UW GEGEVENS

We mogen uw gegevens aan een bestemming buiten de Europese Economische Ruimte (EER) doorgeven indien dit adequaat is (i) om één van de doeleinden te bereiken, die uiteengezet zijn in punt 2 en/of (ii) om uw gegevens bekend te maken aan een derde partij in overeenstemming met punt 4 van deze Privacyverklaring.

Als uw gegevens doorgegeven worden buiten de EER, zullen we erop toezien dat uw gegevens beschermd worden met behulp van de volgende beveiligingsmechanismen:

de wetten van het land waarnaar uw gegevens doorgegeven worden, garanderen een passend niveau van gegevensbescherming (artikel 45 AVG); of
de doorgifte valt onder de door de Europese Commissie goedgekeurde clausules inzake gegevensbescherming (artikel 46.2 AVG); of
een goedgekeurde overeenkomst inzake gegevensdoorgifte (artikel 46.3 AVG); clausules inzake gegevensbescherming die zijn aangenomen door de Belgische gegevensbeschermingsautoriteit (artikel 46.2 AVG).

Indien u meer informatie wenst te ontvangen over de doorgifte van uw gegevens buiten de EER en/of de beveiligingsmechanismen die zijn ingevoerd (inclusief de manier waarop u een kopie hiervan kan ontvangen), kan u contact met ons opnemen via de contactgegevens die u hieronder in punt 10 vindt.

6. UW RECHTEN

U hebt bepaalde rechten met betrekking tot de gegevens die wij over u bewaren. Deze rechten kunnen worden uitgeoefend door contact met ons op te nemen zoals hieronder uiteengezet:

u heeft recht op toegang tot de gegevens die wij over u bewaren — dit is omdat wij willen dat u op de hoogte bent van de gegevens die wij over u hebben, en om u in staat te stellen na te gaan of wij uw gegevens verwerken in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving op het gebied van gegevensbescherming;
u heeft onder bepaalde omstandigheden het recht om een verder gebruik van uw gegevens te blokkeren of stop te zetten. Wanneer de verwerking op die manier beperkt is, kunnen wij uw gegevens nog wel opslaan, maar niet meer gebruiken;
indien uw gegevens onjuist of onvolledig zijn, heeft u het recht om de verbetering van uw gegevens te vragen;
u heeft onder bepaalde omstandigheden het recht te vragen dat uw gegevens uit onze systemen gewist of verwijderd worden;
u heeft het recht bij uw nationale gegevensbeschermingsautoriteit een klacht in te dienen over de manier waarop wij uw gegevens behandelen of verwerken;
als onze verwerking van uw persoonsgegevens specifiek is gebaseerd op uw toestemming, heeft u te allen tijde het recht deze toestemming in te trekken. Dit omvat onder andere uw recht om uw toestemming in te trekken voor het gebruik van uw gegevens ten behoeve van direct marketing;
voor zover de verwerking via geautomatiseerde procédés wordt verricht en indien de verwerking berust op basis van (i) de toestemming van de leverancier of (ii) de noodzaak voor het uitvoeren van een contract, heeft u het recht om uw gegevens van ons te verkrijgen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm, zodat u deze gegevens voor eigen doeleinden kunt hergebruiken voor verschillende diensten.

U heeft ook het recht bezwaar te maken tegen bepaalde vormen van verwerking, waaronder verwerking ten behoeve van direct marketing.

Merk echter op dat het kan gebeuren dat we bepaalde gegevens moeten bewaren, bijvoorbeeld voor wettelijke of administratieve doeleinden (bijv. het bijhouden van een boekhouding).

Stuur ons voor alle hierboven vermelde verzoeken een e‑mail met “verzoek i.v.m. privacy van gegevens” in de onderwerpregel en voeg een kopie van uw identiteitskaart of een ander bewijs van uw identiteit (bijv. rijbewijs) bij. Zo helpt u ons om te voorkomen dat er onbevoegden toegang krijgen tot uw gegevens, deze wijzigen of verwijderen. Wij zullen uw verzoek zo snel als praktisch mogelijk is beantwoorden en in ieder geval binnen de 30 werkdagen na ontvangst van uw verzoek. Als we (na ontvangst van uw verzoek) meer dan een maand tijd nodig zullen hebben om op uw verzoek te reageren, komen we naar u terug en laten u dat weten. U heeft bovendien het recht bij uw nationale gegevensbeschermingsautoriteit een klacht in te dienen over de manier waarop wij uw aanvraag behandelen of verwerken.

7. BEWARING VAN UW GEGEVENS

De gegevens die wij over u hebben, worden bewaard op een manier die strookt met de toepasselijke Wetgeving inzake Gegevensbescherming. Uw gegevens zullen in geen geval langer bewaard worden dan nodig is om de in deze privacyverklaring genoemde doelen te bereiken, tenzij:

de verwerking van uw gegevens vereist is in verband met elk actueel of potentieel geschil (wij hebben deze gegevens bijvoorbeeld nodig om rechtsvorderingen in te stellen of te verdedigen), in welk geval wij uw gegevens zullen bewaren tot het einde van een dergelijk geschil; en/of
de bewaring voor ons noodzakelijk is om te voldoen aan enige wettelijke of reglementaire verplichting (bijvoorbeeld voor fiscale doeleinden of publicatieverplichtingen), in welk geval wij uw gegevens zullen bewaren zo lang als vereist door die verplichting.

8. WAT GEBEURT ER ALS U DE DOOR ONS GEVRAAGDE GEGEVENS NIET VERSTREKT OF ALS U VRAAGT DAT WE DE VERWERKING VAN UW GEGEVENS STOPZETTEN?

Onze mogelijkheid om onze verplichtingen uit onze overeenkomst met u of de op u toepasselijke wettelijke verplichtingen na te komen, hangt soms af van de mogelijkheid om toegang te hebben tot en gebruik te maken van bepaalde gegevens over u. Als u ons de gevraagde gegevens dus niet bezorgt of als u ons vraagt om de verwerking van uw gegevens stop te zetten, kan dit inhouden dat wij één of meerdere wettelijke of contractuele verplichtingen schenden.

9. GEAUTOMATISEERDE BESLUITVORMING

Wij gebruiken uw gegevens niet voor enige geautomatiseerde besluitvorming gebaseerd op uw gegevens.

10. CONTACTGEGEVENS

Vragen, commentaren en verzoeken omtrent deze privacyverklaring (met inbegrip van uw bovenstaande privacyrechten) moeten gericht worden aan:

WDP

T.a.v. Privacy advisor

Blakebergen 15

1861 Wolvertem

[email protected](link sends e‑mail)